Staff ServiceTraining for Clients (การฝึกการบริการลูกค้าสำหรับผู้ฝึกสอนออกกำลังกาย)

Staff Service Training for Clients
*บทความใช้สำหรับการสอนไม่ได้มีวัตถุประสงค์เชิงพานิชย์
Floor Service Induction
เราจะสร้างความมั่นใจ และเตรียมความพร้อมให้กับตัวเราเองได้อย่างไร เมื่อมีการพบปะสมาชิกคลับในครั้งแรก ?

1) Meet & Greet
กล่าวคำทักทาย..............................สวัสดีครับ/สวัสดีค่ะ
แนะนำ ชื่อตัวเอง.................บอกหน้าที่ๆตนเองรับผิดชอบอยู่ (ครูฝึก/ นักศึกษาฝึกงานจากสถาบัน)
ถามชื่อสมาชิกอย่างสุภาพ...........ขอโทษนะครับ.........ผมขออนุญาตถามชื่อ.........คุณ.....................
ยินดีที่รู้จักคุณ......................ครับ/ค่ะ
มีอะไรให้กระผมช่วยแนะนำไหมครับ ?
“ Hello, sawadee krab/ka, my name is Supanithi or call me Pop and I’m a Fitness Instructor, can I offer some help / assistance ? ”
สวัสดีครับ / สวัสดีค่ะ...........ผม / ดิฉัน ชื่อ ศุภนิธิครับ หรือ เรียกชื่อเล่นว่า......ป๊อปก็ได้ครับ
มีอะไรให้กระผมช่วยไหมครับ ? ( ครูฝึกจะต้องแนะนำชื่อจริงก่อนเสมอ )

เห็นไหมครับ ? ตัวอย่างข้างต้น จะเป็นตัวอย่างที่เราจะได้ยินบ่อยๆในขณะ On Floor

ให้เราถามตัวเองว่า เราทำบ่อยแค่ไหน ! ในแต่ล่ะวัน หรือเรายังไม่ได้เริ่มทำเลย................
เริ่มคิด และทำเลย โดยใช้ 10-10-10 เป็นหลัก

ครูฝึกที่มีการเตรียมพร้อมที่ดี จะต้องรู้ชื่อสมาชิกล่วงหน้า โดยสามารถเช็คได้จากสมุดลงทะเบียนการจองยิมโปรแกรมต่างๆ( Gym 1-3 Booking Sheet ) ที่เคาน์เตอร์แผนกต้อนรับ หรือ บางสาขาอาจจะจัดเตรียมอยู่โต๊ะครูฝึกซึ่งครูฝึกควรเช็คล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน ( Full Time Staffs )


2) First Impression & Perfect 10-10-10

มีการทักทายสมาชิก เมื่อเจอกันครั้งแรก และครูฝึกยกมือไหว้ และกล่าวคำว่า.....สวัสดีครับ / Hello และอย่าลืมนะ
ก่อนที่เราจะพบสมาชิกครั้งแรก เราจะต้องสร้างความประทับใจเมื่อแรกเห็นในช่วงใดบ้าง

10 วินาทีแรกพบ ว่าเราควรปฏิบัติตัวอย่างไร ???
หรือ 10 วินาทีๆสอง
และ 10 วินาทีๆสาม ว่าเราควรจะเสนอตัวอย่างไร ???

10 Secondการแต่งตัว, เสื้อผ้าที่สะอาด และรีดเรียบร้อย, มีป้ายชื่อ, การตบแต่งทรงผม และเล็มมือที่สั้นและสะอาด
10 ft.การเดิน, การวางท่าทางที่เหมาะสมพร้อมกับส่งรอยยิ้มเพื่อเป็นสื่อแสดงความเป็นมิตรทางสีหน้า และแววตา
10 Words สำเนียงการพูดจา ตลอดจนที่ลืมไม่ได้ คือ แนะนำชื่อตัวครูฝึกเอง และเอ่ยชื่อลูกค้าบ่อยๆเพื่อเสริมสร้างความสัมพันธ์เบื้องต้น ว่าครูเราสนใจที่จะบริการลูกค้า เพราะฉะนั่น การฝึกฝนการพูดตามบท เท่านั่นที่จะทำให้ท่านมีความมั่นใจในการพูดที่ถูกต้องมากขึ้น

ตัวอย่าง Welcome Script
สวัสดีครับ / สวัสดีค่ะ  กระผม / ดิฉัน ชื่อ ศุภนิธิครับ หรือ เรียกชื่อเล่นว่า ป๊อป ก็ได้ครับ
กระผมเป็นครูฝึกที่นี่ครับ / ที่สาขามหาสารคามครับ ( เป็นนักศึกษาฝึกงานจากสถาบัน........ )
ขอโทษนะครับ คุณคือ............ คุณสุริยา ใช่ไหมครับ? ...........ใช่ครับ !
กระผมรู้สึกมีความยินดีเป็นอย่างมาก ที่ได้รู้จัก คุณสุริยา ในวันนี้ ( ยินดีที่ได้รู้จัก คุณสุริยา ครับ )
มีการแสดงความยินดี และเป็นมิตรอย่างมากทางสีหน้า และแววตา

3) Building Rapport
การสร้างคำถามนำ หรือ เกริ่น เพื่อให้เกิดความคุ้นเคย และมีความเป็นกันเองมากขึ้น
แต่ ครูฝึก จะไม่แสดงความใกล้ชิดลูกค้าจนเกินงาม เป้าหมายหลักคือ เพื่อที่จะรู้ว่าลูกค้าของเราต้องการอะไร
เป้าหมายไปในทิศทางไหน มีปัญหาเกี่ยวกับสุขภาพหรือไม่ ( Par-Q 1-7 ข้อ ) หรือรู้ประสบการณ์ในการออกกำลังกายของลูกค้าเบื้องต้น ( ไม่ต้องใช้เวลามาก ในการถามส่วนนี้ ) เช่น

เป็นอย่างไรบ้างครับวันนี้? ขอโทษครับ.....ไม่ทราบว่าทานข้าวมาหรือยังครับ?
( ทานอะไร, เมื่อไหร่, อาหารหนัก / เบา ) วันนี้ รถติดไหมครับ.............................
เมื่อคืนนอนพักผ่อนเพียงพอไหมครับ?

ครูฝึกพยายามดึงข้อมูลจากลูกค้าให้มากที่สุด เพื่อที่เราจะได้ให้ลูกค้ารู้สึกว่า ครูเราสนใจ และพร้อมที่จะช่วยลูกค้าด้วยความเต็มใจ

OK ครับ....ปกติคุณสุริยา....ออกกำลังกายบ่อยไหมครับ? คือในช่วง 3 เดือนที่ผ่านมานะครับ ? .....
หรือ คุณสุริยาเคยออกกำลังกายตาม health club หรือสถานบริหารร่างกายมาก่อนไหมครับ?
( ถ้าเคย..เราอาจจะถามว่าเคยเป็นสมาชิกที่คลับไหนมาบ้างครับ ? ...  และต้องรู้ว่าชอบออกกำลังกายประเภทไหนออกกำลังกายกี่ครั้งต่อสัปดาห์, ชนิดของกิจกรรม,ความหนัก, เวลาที่ใช้ในการออกกำลังในแต่ล่ะครั้ง และให้สังเกตุว่ากีฬาหรือกิจกรรมที่เขาเล่นอยู่นั่น ทางคลับของเรามีหรืไม่ เพื่อที่เราอาจจะต้องเชิญเขาให้เข้าร่วมกิจกรรมที่ทางคลับเราได้จัดขึ้นในภายภาคหน้า เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกว่าเราต้อนรับเขาด้วยความประทับใจ )

Communication Skills – ทักษะกาสื่อสาร
คำพูดที่จะเลือกใช้คือใช้คำที่เข้าใจง่าย ตรงประเด็นไม่ซับซ้อน ไม่ควรใช้ศัพท์เทคนิคมากเกินควร
ระดับเสียงที่ใช้ในการพูด     โดยเฉพาะในขณะที่ใช้โทรศัพท์ การพูดของเราจะสามารถสื่อถึงความคิดของผู้พูดได้เพราะฉะนั้นผู้พูดควรที่จะควบคุมการสนทนา หรือ ควบคุมอารมณ์ให้ได้ คือ ไม่ควรพูดดังเกินไป หรือพูดเบาเกินเหมือนกับจะกระซิบ
การเว้นวรรค หรือหยุด        ไม่ควรพูดเร็วเกินไป, หรือพูดแบบเสียงพึมพำอยู่ในลำคอ ควรพูดเว้นวรรคเพื่อหายใจบ้าง และเพื่อเปิดโอกาสที่เราจะได้คิดตามความหมายที่จะพูดอย่างเหมาะสมขึ้น
ความชัดเจน       คือผู้พูดจะต้องได้ยินเสียงที่ตัวเองพูด ไม่ใช่เสียงพูดอยู่ในลำคอ,หรือพูดแบบระดับเสียงราบเรียบตลอดเวลา ( ฟังแล้วเบื่อหน่าย ) หรือพูดแบบเสียงสูง และแหลมจนแสบแก้วหูน่ารำคาญ,หรือการพูดจังหวะจะโคนไม่ชัดเจน
มโนภาพจากผู้ฟัง        วิธีที่จะช่วยให้การสนทนาทางโทรศัพท์นั้นราบรื่นได้ คือผู้พูดควรที่จะพูดแบบแฝงรอยยิ้ม และอารมณ์ดี เสียงที่พูดออกมา ก็จะแสดงออกมา ก็จะแสดงอารมณ์และความนึกคดที่ดีออกมาด้วย ซึ้งก็จะเปลี่ยนแนวคิดของท่านให้มองโลกในแง่ดีเสมอซึ่งจะช่วยท่านได้

Body Language – ภาษาท่าทาง
ท่านคิดว่า  “ภาษาท่าทางมีอิทธิพลมากกว่าการแสดงออกทางคำพูดใช่ หรือไม่ ?
ให้ลองพยายามบังคับการวางท่าทางที่เปลี่ยนไปแบบมืออาชีพของตัวนักศึกษาเอง ว่าทำได้นานเท่าใด
และเราสามารถที่จะควบคุมสมาธิหรือปฏิบัติตัวได้นานหรือไม่ ?
ตัวอย่าง
ถ้าครูฝึกของเรายืน กอดอกในขณะบริการลูกค้าอยู่บน Gym Floor ท่านคิดว่าท่านจะแสดงความคิดเห็นออกมาอย่างไร?  และถ้าเราเป็นคนที่ยิ้มยากมาก, ยืนเอามือล้วงกระเป๋าดู TV , ยืนแคะขี้มูก, บีบสิวที่หน้ากระจกในที่ห้องยิม, ยืนโอนเอียงและยืนพิงเครื่องมือ, เคี้ยวหมากฝรั่ง, นั่งหรือยืนไขว้ขา หรือ นั่งเอนกายตามสบายเหมือนกับใช้ชีวิตส่วนตัวที่บ้านของตนเอง ท่านคิดว่าควรหรือไม่ ??

สิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ท่านคิดว่าจะสร้างความประทับใจด้านไหนให้กับสมาชิกของเรา !!!
สร้างความเบื่อหน่าย ?
ไม่น่าสนใจ ?
หรือขาดแรงจูงใจที่ควรจะเป็น ?


CV Equipment Training –
ฝึกฝนการใช้เครื่องเพิ่มประสิทธิภาพและการพัฒนาการทำงานของหัวใจ

แนะนำการใช้เครื่องพัฒนาการทำงานของหัวใจ –CV เพื่ออบอุ่นร่างกาย (ใช้ เนมเซ็จ เทคนิค)
ใช้เครื่องมืออะไรบ้างในการวอร์มอัพ.....................................................................................
และให้บอกประโยชน์และวิธีใดบ้าง เพื่อให้ลูกค้าได้เป้าหมายที่ต้องการ...........................
แนะนำขั้นตอนที่ได้ผล และมีประสิทธิภาพในการใช้จักรยานเบื้องต้น โดยปราศจากการบาดเจ็บ (Quick Start)
แนะนำขั้นตอนที่ได้ผล และมีประสิทธิภาพในการใช้เครื่องวิ่งลู่กลไฟฟ้าเบื้องต้น โดยปราศจากการบาดเจ็บ
เครื่อง CV ชนิดอื่นที่เหมาะสมกับเป้าหมายในการออกกำลังกาย...........................................................................

Stretching Techniques – Tribi stretch (Static & Proprioceptive Neuromascular Facilitate) ขั้นตอนการแนะนำการสร้างความยืดหยุ่นของร่างกาย โดยใช้วิธีการยืดแบบ PNF

ท่ายืดกล้ามเนื้อบริเวณหลัง..................................................................
ท่ายืดกล้ามเนื้อบริเวณต้นขาด้านหน้าในกลุ่มของ Quadriceps........
ท่ายืดกล้ามเนื้อบริเวณต้นขาด้านหลังในกลุ่มของ Hamstrings.......
ท่ายืดกล้ามเนื้อบริเวณสะโพก...............................................................

Strength Training Induction – N.A.M.S.E.T. Techniques
แนะนำการใช้เครื่อง Weight Machines โดยใช้ เนมเซ็จ เทคนิค

N.A.M.S.E.T. Techniques คืออะไร? มีความสำคัญอย่างไร ในแผนงานการบริการลูกค้าของ Fitness First
N (Name)         ชื่อของเครื่องที่ใช้ในการออกกำลังกาย, Leg Press, Chest Press, Vertical Traction,.............
A (Area)           บริเวณ หรือ ส่วนที่ร่างกายใช้ในการออกแรง เช่น บริเวณขา, แขน, อก, หลัง, ท้อง,.....อื่นๆ
M (Muscle)      ชื่อของกล้ามเนื้อมัดหลัก และมัดรอง ที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของข้อต่อโดยตรง ว่ามีกล้ามเนื้อทำงานกี่มัด ให้ดูรูปภาพที่เครื่อง (กล้ามเนื้อที่แสดงเป็นสีแดง /ชมพู)
S (Silent Demo)       ขั้นตอนการสาธิตใบ้ คือใช้เวลาสั้นประมาณ 3-5 วินาที เพื่อบอกทิศทางการเคลื่อนไหว (ดูที่เครื่อง)
E (Explain)       อธิบายการใช้เครื่องมือเพื่อปรับตั้งให้เหมาะสมกับรูปร่าง, การเลือกน้ำหนักที่เหมาะสม (10 RM)
T (Teach)         การสอนหรือแนะนำ การจัดท่าที่ถูกต้อง เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนการเคลื่อนไหว, คือการจัดเรียงแนวกระดูกสันหลัง, ศรีษะ, แขน, ขา, ลำตัวให้ถูกต้อง จะทำให้การออกกำลังกายนั้นได้ผลและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยการปราศจากอุบัติเหตุ และการบาดเจ็บใดๆ
แต่จะได้ผลยิ่งกว่า    ถ้าครูคอยเฝ้าแนะนำการหายใจเข้า-ออก ตลอดจนเช็ค Movement Speed (2:2, 4:4), ได้อย่างเหมาะสมเพื่อสังเกตการณ์เคลื่อนไหวให้ถูกต้องตลอดเวลา (เช็ท 360 องศา) , แนะนำจำนวน Set & Reps และการ support/spot อย่างไรที่ปลอดภัยและได้ผล, เวลาที่ใช้พักในแต่ละเซ็ท และเวลาที่ใช้พักในการกลับสู่ภาวะปกติ (Cool Down & Recovery) ควรจะแนะนำว่าควรใช้เวลาเท่าใด
และที่สำคัญที่สุด คือการให้กำลังใจ,การดูแล,การเอาใจใส่,พูดถึงเป้าหมายของลูกค้าบ่อยๆ และชมเชยอย่างต่อเนื่อง

นำการใช้เครื่อง Weight Machines โดยใช้เนมเซ็จ เทคนิค
แนะนำเครื่องมือสำหรับ บริหารกล้ามเนื้อหลักบริเวณขา เพื่อสร้างความแข็งแรงขั้นพื้นฐานส่วนlower body
แนะนำเครื่องมือบริหาร ต้นขาด้านหลัง
แนะนำเครื่องมือบริหาร ต้นขาด้านหน้า
แนะนำเครื่องมือบริหาร กล้ามเนื้อหลักบริเวณอกเพื่อสร้างความแข็งแรงขั้นพื้นฐานส่วน upper body
แนะนำเครื่องมือบริหาร กล้ามเนื้อบริเวณหลัง
แนะนำเครื่องมือบริหาร กล้ามเนื้อหน้าท้อง
แนะนำท่าบริหารกล้ามเนื้อส่วนอื่นๆที่จำเป็น ตามเป้าหมายของลูกค้า
ครูฝึกควรที่จะแนะนำท่ายืดกล้ามเนื้อระหว่างพัก เซ็จ ให้กับลูกค้าทุกครั้ง
แนะนำลูกค้าให้ใช้ ผ้าเช็ดเหงื่อรองบนเบาะรองรับเครื่องออกกำลังกายเพื่อซับเหงื่อทุกครั้ง
แจ้งให้ลูกค้าทราบว่า เราสามารถเปิดโอกาสให้ลูกค้าท่านอื่นใช้เครื่องมือบริหารได้ ในขณะที่เรา พักเซ็จ” 1 นาที
การลดความหนักของงานลงอย่างเหมาะสม จะทำให้ร่างกายกลับคืนสู่สภาพปกติได้ดีขึ้น
ให้ลูกค้าถามท่าบริหารที่ไม่เข้าใจ เพื่อครูจะได้แนะนำส่วนที่เพิ่มเติม และประเมินผลของการสอนเบื้องต้นได้

DEALING WITH MEMBERS ON THE FLOOR
เราควรที่จะปฏิบัติตัวอย่างไร เมื่อมีโอกาสที่จะบริการลูกค้าของเราในขณะที่ On Floor

เดินเข้าไปทักทายสมาชิกที่ตนเองรู้จัก หรือไม่รู้จัก......และแนะนำตัวเองเหมือนกับ Welcome Scriptข้างต้น
เสนอความช่วยเหลือทันทีแม้ลูกค้าไม่ได้ร้องขอก็ตาม
ถามคำถามนำ เพื่อให้เกิดความคุ้นเคย ซึ่งเป็นคำถามทั่วๆไป....คุณ.....มาออกกำลังกายบ่อยมั๊ยครับ!
เคยได้รับการทำยิมโปรแกรม 1,2,และ 3 จากครูฝึก หรือยังครับ ? Class ต่างๆเป็นอย่างไรบ้างครับ ?
ชอบมั้ยครับ ? โปรแกรมการออกกำลังกายนี้ เห็นผลหรือยังครับ?
นอกเหนือจากข้างต้นแล้ว ท่านคิดว่าท่านสามารถที่จะช่วยเพิ่มบริการแทนรุ่นพี่ได้หรือไม่?
คือช่วยแนะนำสมาชิกที่ใช้เครื่องมือที่บริหารร่างกายในท่าที่ไม่ถูกต้อง
มีการช่วยเก็บเครื่องมือ ให้เข้าที่เข้าทาง หรือช่วยทำความสะอาดเครื่องมือตามตารางแผนงานได้หรือไม่
ท่านคิดว่าการแนะนำท่านเองกับสมาชิกนั้น จะมีผลดีต่อ club หรือไม่ ?
การให้กำลังใจ และกระตุ้นให้สมาชิกคลับที่ท่านรู้จักแล้ว ให้ออกกำลังกายอย่างมีเป้าหมาย และเต็มที่นั้นเป็นสิ่งที่ท่านปารถนาที่จะทำหรือไม่ อย่างไร? ดูแลลูกค้าท่านละไม่เกิน 5 นาที

ท่านคิดว่า อะไรคือความผิดพลาดส่วนมาก ที่ครูใหม่จะทำเสมอๆ
ครูที่ขาดประสบการณ์ มักจะกลัวการแนะนำตัวเองกับสมาชิกคลับที่ตนเองไม่รู้จักเสมอๆ
คือมักจะพูดกับสมาชิกที่คุ้นเคยมากกว่า หรือใช้เวลาในการพูดกับสมาชิกท่านนั้นนานเกินไป
นั่นก็เป็นสาเหตุหลักที่ ครูเราจะบริการลูกค้าได้ไม่ทั่วถึง

DEALING WITH A PROBLEM การรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้น

การรับเรื่อง (ฟัง แต่อย่าตื่นตระหนก)
วิเคราะห์ปัญหา
ถามคำถาม เพื่อพยายามที่จะแก้ปัญหา
การคล้อยตามเพื่อรับปัญหาที่เกิดขึ้นร่วมกันขั้นต้น
เสนอหนทางที่จะแก้ปัญหา

TURNING NEGATIVES INTO POSITIVES
เปลี่ยนแนวความคิด หรือคำที่แสดงออกมาทางด้านลบ มาเป็นการพูดในเชิงบวก และสร้างสรรค์

พยายามไม่ใช้ วลี5 ประโยคนี้ ที่ไม่สร้างสรรค์คำพูดในการแก้ปัญหาเลย
1)  ผมไม่รู้ครับ?
เราจะต้องรู้งานในธุรกิจของเรา ถ้าไม่รู้เราก็ต้องหาผู้ที่รู้คำตอบให้ได้ เพื่อช่วยแก้ปัญหา
2)  กระผม / เราไม่สามารถทำอะไรเลย!!!
ให้พึงระลึกไว้ว่า สมาชิก ก็จะไม่มีการถามในสิ่งที่ทำไม่ได้ หรือ เป็นไปไม่ได้
3)  คุณควรจะไปพูดกับ..........คนนู้น.......แผนกนู้นนะครับ
ให้พึงระลึกไว้เหมือนกันว่า เรารับการบริการสมาชิกเป็นหน้าที่ของเรา เราไม่ได้ร้องขอที่จะบริการเขา
4)  รอสักครู่นะครับ
ไม่ผิดที่จะใช้คำนี้ แต่เป็นคำพูดที่ฟัง แล้วเหมือนไม่มีความแน่ใจ
5)  ไม่เป็นคำตอบที่กล่าวออกมาเป็นประโยคแรก!!!
การกล่าวคำ ปฏิเสธตั้งแต่แรกก่อนการสอบถาม เป็นคำตอบที่บั่นทอนความรู้สึกของผู้ที่ต้องการความช่วยเหลืออย่างสิ้นเชิง

RULES OF MEMBER SERVICE
หลักในการบริการลูกค้า

1)  เตรียมพร้อมที่จะบริการสมาชิกอยู่ตลอดเวลา, มีความจริงใจที่สามารถแสดงออกทางการสบตาในระหว่างสนทนาเสมอ, อย่าลืม สมาชิกมาก่อนงานเอกสารใดๆทั้งสิ้น
2)  การทำอะไรที่เร็วเกินไป ก็ใช่ว่าจะประสบความสำเร็จเสมอไป สมาชิกอาจจะรู้สึกว่าตัวเขาถูกกดดันให้ทำอะไรที่เร็วไปด้วยเมื่ออยู่ในสถานการณ์นั้นๆ
3)  แสดงตัวเพื่อเสนอความเป็นมิตรก่อนที่เราจะรู้ว่าเขาเป็นใคร ? กับสมาชิกทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน
4)  อย่าแสดงตนว่าเรากำลังทำงานที่ยุ่งและรัดตัวอยู่เสมออย่าเพิกเฉย โดยใช้เป็นข้ออ้างที่จะไม่มีเวลาดูแลลูกค้าส่วนรวมได้เลย ซึ่งการกระทำเช่นนี้ไม่เป็นผลดีต่อส่วนรวมเลย คือเราสามารถที่จะบริการลูกค้าให้ดีได้ทุกเมื่อ แม้ว่าเรากำลังยุ่งอยู่ก็ตาม
5)  การรักษามาตรฐานการบริการลูกค้าที่ดี จะเป็นเสน่ห์อย่างมากที่มีประสิทธิภาพสูงสุดที่เราสามารถทำได้, และให้เราพึงระลึกเสมอว่า การบริการที่ดีไม่ได้เป็นนโยบายที่เป็นคำสั่งจากบริษัทฯโดยตรง แต่จะเป็นคำสั่งลึกๆที่พรั่งพรูออกมาจากใจของท่านโดยตรงเท่านั้น
6)  ทำตัวให้เป็นคนอารมณ์ดี และมีอารมณ์ขันอยู่เสมอ ก็เป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม

อ้างอิงจาก
Sao-Fitness Training Coordinator

14th July 2005

ความคิดเห็น